560 GB de documentación, buscables sin salir de la red
Esta implantación es mía, en una empresa del grupo familiar en el que trabajo. No es un cliente externo y no la voy a vender como tal. La cuento porque es la instalación real sobre la que están medidas las cifras que doy en el resto de la web, y porque prefiero enseñar una que es mía antes que inventarme tres que no existen.
Las cifras
Lo que está medido
Solo aparecen aquí los datos que existen. Los tiempos de indexación y de búsqueda no están porque no se midieron: la instalación se hizo antes de que existiera el proceso de auditoría, y no hay un antes con el que comparar.
560 GB
documentación indexada
3 GB
tamaño del índice
el 0,5 % de lo que ocupan los documentos originales
0
conexiones a internet
0
aplicaciones instaladas en los puestos
Punto de partida
Todo accesible y nada localizable
- Un servidor de ficheros con años de documentación acumulada: proyectos, planos, albaranes, certificados y correos archivados.
- Estructura de carpetas hecha a lo largo del tiempo por gente distinta y con criterios distintos.
- Todo accesible y nada localizable: para encontrar un documento concreto había que saber de antemano quién lo había guardado y cuándo. Cuando esa persona no estaba, la búsqueda se convertía en una ronda de preguntas.
Qué se montó
Una web interna que no sale a internet
- El buscador instalado en una máquina de la propia red, indexando el servidor completo.
- Acceso desde el navegador de cualquier ordenador de la empresa, como una web interna. Sin aplicación que instalar en cada puesto.
- Sin salida a internet en ningún momento del proceso, ni durante la indexación ni al buscar.
Conclusiones
Qué me llevé de montarlo
01
Que el tiempo se lo come el material escaneado, no el volumen en disco. Las carpetas que más ocupan casi nunca son las que más cuestan de indexar.
02
Que 560 GB de documentos producen un índice de 3 GB. Nadie se lo espera tan pequeño, y cambia la conversación sobre el espacio que hay que reservar.
03
Que la primera pregunta que hace todo el mundo al ver los resultados no es sobre la búsqueda, sino sobre los permisos: quién puede ver qué. Por eso ahora es una conversación que tengo antes de indexar y no después.
¿Cuánto archivo tienes tú?
Treinta minutos, gratis y sin compromiso. Me cuentas dónde está tu documentación y cuánta parte está escaneada, y te digo si esto encaja en tu caso.