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Encontrar expedientes y documentos en el archivo de tu despacho
En un despacho —asesoría, gestoría, arquitectura, abogacía— el producto es criterio, pero buena parte del día se va en localizar un expediente y en montar documentos. Eso segundo es lo que se puede quitar de en medio.
El punto de partida
Lo que me suelo encontrar
Con que reconozcas una, ya hay tiempo que recuperar.
- Localizar un expediente de hace años depende de recordar quién lo llevó, y a veces quien lo llevó ya no está.
- El archivo escaneado no se puede buscar: son imágenes con nombres de fichero automáticos.
- Preparar un documento es abrir el último parecido y cambiar los datos a mano, con el riesgo de dejarte uno sin cambiar.
- Los mismos datos del cliente están tecleados en cuatro sitios distintos y no coinciden.
- Los plazos se controlan de memoria o con recordatorios sueltos en el calendario.
Qué se puede hacer
Lo concreto, no lo genérico
Buscar en el archivo por lo que pone dentro
Se indexa el archivo del despacho, escaneados incluidos, y se busca por contenido. Sin que un solo documento salga de vuestra red, que en un despacho no es un detalle menor.
Buscador documental internoDocumentos que se rellenan con los datos que ya tienes
Las plantillas se completan solas desde tu ficha de cliente. Un dato se teclea una vez y aparece en todos los sitios donde haga falta.
Automatización de procesosPlazos que avisan antes de vencer
El control de vencimientos deja de depender de que alguien se acuerde. Aviso con antelación y a quien corresponda.
Automatización de procesosEl cliente sabe por dónde va lo suyo sin llamar
Avisos automáticos en los hitos del expediente y un sitio donde ve qué documentación falta de su parte, que suele ser la mitad del retraso.
Automatización de procesosPreguntas de este sector
Lo que me preguntan aquí
¿Qué pasa con el secreto profesional?
El buscador se instala dentro de vuestra red y no manda nada fuera: los expedientes no salen del despacho en ningún momento del proceso, ni siquiera para indexarse. Para el resto de automatizaciones se define antes de empezar qué información puede salir y cuál no. Si tu caso no admite servicios externos, se monta todo en local.
¿Puedo confiar en que la IA no se invente datos?
El buscador no redacta respuestas: devuelve el documento y el fragmento donde está lo que buscabas, así que no hay nada que inventar. En las automatizaciones, los datos que tienen que ser exactos —importes, fechas, referencias— se resuelven con reglas, no con un modelo. Lo que exige exactitud no se deja a criterio de nadie.
¿Todo el despacho vería todos los expedientes?
No. El buscador respeta los permisos que ya tiene vuestro servidor, así que cada persona encuentra lo que ya podía abrir. Lo que no hace es corregir permisos mal puestos: si hoy una carpeta está abierta a todo el mundo, seguirá estándolo y aparecerá en las búsquedas. Por eso se revisa antes de indexar.
Las preguntas generales —precio, plazos, datos, garantía— están en la página principal.
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